Pojęcie przedawnienia się faktury jest formalnie nie właściwe, gdyż ta jako dokument nie może ulec przedawnieniu. Istnieje jednak możliwość, by po upływie pewnego okresu od jej nieopłacenia przedawnieniu uległo roszczenie, którego faktura dotyczy. Jeśli faktura nie zostanie opłacona, a sprzedawca nie podejmie w odpowiednim czasie działań windykacyjnych mających na celu odzyskanie należności, w momencie przedawnienia roszczenia dochodzenie zapłaty może okazać się nieskuteczne. Kiedy faktury ulegają przedawnieniu i co oznacza to dla nabywcy i sprzedawcy?
Na czym polega przedawnienie faktury (roszczenia)?
Faktura jako dokument nie może formalnie ulec przedawnieniu, jednak określenie to jest wykorzystywane potocznie zarówno przez nabywców, sprzedawców, jak i windykację i w praktyce oznacza przedawnienie się roszczenia, którego faktura dotyczy.
Sama faktura nie ma ustalonej daty ważności – podane na dokumencie terminy dotyczą wyłącznie daty płatności, określonej na podstawie umowy zawartej pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.
Na podstawie wystawionej faktury możemy domagać się od nabywcy zapłaty, w ustalonym na dokumencie terminie, lub windykować należność, gdy termin realizacji płatności zostanie przekroczony. Nie istnieje jednak sytuacja, w której sama faktura ulegnie przedawnieniu i stanie się dokumentem nieważnym w świetle ewidencji.
Niestety, choć sama faktura nie może ulec przedawnieniu, dotrzymywanie terminów realizacji zapłaty przez nabywcę jest jednym z największych problemów wielu przedsiębiorców i dochodzenie roszczeń z tytułu nieopłaconej faktury to dla nich codzienność. Jeśli powodem nie jest celowe działanie nabywcy lub kontrahenta, a jedynie przypadkowe pominięcie terminów, jednym ze skutecznych sposobów na upewnienie się, że faktura nie ulegnie przedawnieniu jest przesyłanie powiadomień i przypomnień o konieczności jej opłacenia już na kilka dni przed wygaśnięciem terminu. W dalszej kolejności stosuje się tzw. windykację miękką (przypomnienia, prośby zapłaty i ponaglenia), a dopiero później windykację wspieraną przez firmę windykacyjną lub wprowadzaną na drogę sądowego odzyskiwania długu.
Co przedawnienie faktury oznacza dla nabywcy i sprzedawcy?
Terminy płatności faktur oraz przedawniania się długów mają znaczenie zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy, których role w przypadku nieopłacanej faktury zmieniają się kolejno w rolę dłużnika i wierzyciela.
Nabywca, który nie opłaca faktury celowo (nie ma środków lub uchyla się od obowiązku zapłaty) może liczyć na to, że wierzyciel nie będzie windykował zapłaty i wyczekiwać na moment, w którym roszczenie ulegnie przedawnieniu i nie będzie możliwe do odzyskania.
Z perspektywy sprzedawcy dopilnowanie terminów przedawnienia się faktur jest kluczowe – jeśli zostaną przeoczone, czas na windykowanie należności i dochodzenie roszczeń może skończyć się niespodziewanie i oznaczać brak szans na odzyskanie należności za zrealizowaną sprzedaż czy wykonanie usługi. W kontroli terminów z pewnością pomoże prosty program do faktur Melpe, który ułatwia nie tylko wystawianie dokumentów sprzedaży, ale także ich archiwizowanie.
Kiedy faktura ulega przedawnieniu?
Po nowelizacji Kodeksu Cywilnego wprowadzonej w lipcu 2018 roku, ogólny termin przedawnienia został skrócony z 10 do 6 lat, a termin dla roszczeń o świadczenia okresowe pozostał na poziomie trzech lat. Co ważne, moment przedawnienia przypada obecnie na koniec roku kalendarzowego, poza terminami krótszymi niż dwa lata.
Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego ogólne terminy przedawnienia wynoszą kolejno:
- 3 lata – dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą oraz świadczeń okresowych,
- 10 lat – dla pozostałych roszczeń tj. niezwiązanych z działalnością gospodarczą ani okresowych.
W praktyce więc w większości przypadków roszczeń ze strony firm prowadzących sprzedaż, termin przedawnienia się faktury przypada na 3 lata, a termin 10 lat obowiązuje w sytuacjach gdy to konsument nie prowadzący własnej działalności gospodarczej dochodzi należności dla siebie. Wyjątek stanowią m.in. umowy o dzieło (2-letni termin przedawnienia), umowy najmu (rok dla zwrotu nadpłaconego czynszu lub roszczeń o naprawę szkody), umowy zlecenia (2 lata da roszczeń o wynagrodzenie, zwrot poniesionych wydatków). Zgodnie z orzecznictwem, w przypadku umów (i faktur) o roboty budowlane i usługi telekomunikacyjne, termin przedawnienia roszczenia upływa po 3 latach.