Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek prowadzenia księgowości. Przedsiębiorcy mogą sami się tym zajmować, zatrudniać pracowników odpowiedzialnych za to lub zatrudnić firmę księgową. Zazwyczaj firmy rozliczają się w formie księgi przychodów i rozchodów (nazywanej KPiR), czyli korzystają z tak zwanej uproszczonej księgowości. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Część przedsiębiorców musi prowadzić pełną księgowość, niestety wymaga ona większych nakładów pracy i zazwyczaj przez to jest kosztowniejsza. Kto musi rozliczać się w ten sposób i czym jest pełna księgowość?
Kto jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości?
Wszyscy przedsiębiorcy prowadzący spółki kapitałowe prawa handlowego, czyli spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą prowadzić pełną księgowość. Również właściciele spółek osobowych prawa handlowego, czyli komandytowych i komandytowo akcyjnych, są do tego zobowiązani. Jeżeli do tej pory prowadziliśmy uproszczoną księgowość, a zdecydowaliśmy się na przekształcenie naszej działalności w jedną z powyższych form działalności będziemy musieli zmienić sposób rozliczania się. Pełnej księgowości nie muszą prowadzić spółki cywilne osób fizycznych.
To jednak nie wszystko. Pełną księgowość musimy prowadzić jeżeli przekroczymy pewien limit przychodów ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Ten limit to 2 miliony euro w przeliczeniu na złotówki po kursie średnim ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok, za który zacznie obowiązywać pełna księgowość. Ze względu na fakt, że poziom limitu zależy od kursu walut może być on różny w zależności od roku. I tak limit w 2017 roku wynosił 8 595 200 zł, ponieważ 2 miliony euro pomnożone przez średni kurs NBP z dnia 3 października 2016 roku (4,2976 zł) dawało właśnie tą kwotę. Natomiast to samo równanie zastosowane w 2018 roku daje kwotę 8 627 400 zł. Zawsze powinniśmy dokładnie zweryfikować ile wynosi tegoroczny limit w przeliczeniu na złotówki. Od 2016 roku również osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej są do tego zobowiązane.
Co wchodzi w skład pełnej księgowości?
Kiedy przechodzimy z uproszczonej księgowości na pełną zwiększają się nasze obowiązki do ewidencjonowania operacji gospodarczych firmy. Oznacza to, że jesteśmy zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w których ujmiemy wszystkie operacje gospodarcze naszej firmy – dodaje księgowa z biura rachunkowego Podatki Online, które tworzy dla swoich klientów księgi handlowe. W skład takich ksiąg wchodzą dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów, czyli inwentarz. Dodatkowo musimy sporządzać sprawozdania finansowe. To również skomplikowane dokumenty, w których skład wchodzi: informacja wprowadzająca do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat, a także dodatkowe informacje i objaśnienia.
Rozliczając się w ten sposób mamy do wyboru dwie formy opodatkowania podatkiem dochodowym. Możemy odprowadzać go na zasadach ogólnych w progresywnej skali podatkowej lub zdecydować się na rozliczanie się w podatku liniowym przy stawce 19%.
Ze względu na dużą ilość dokumentów i formalności ciężko jest prowadzić pełną księgowość samemu. To dodatkowy koszt podwyższający wydatki na utrzymanie naszej działalności, ponieważ musimy zatrudnić profesjonalnego księgowego lub skorzystać z usług biura rachunkowego. Zaletą pełnej księgowości jest jednak fakt, że zyskujemy dzięki niej ogromną ilość informacji na temat procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Dzięki niej dysponujemy m.in. pełną ewidencją przychodów i kosztów, majątku i źródeł jego finansowania, inwentaryzacją aktywów i pasywów czy kartami wynagrodzeń pracowników.