Rola audytora wewnętrznego w firmach, które opierają swoje działania o międzynarodowe wymagania i standardy ISO bądź inne, specyficzne dla branży normy europejskie i krajowe, jest niezwykle ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie procesu wdrożenia i stosowania danego standardu. Audyty wewnętrzne stanowią w przypadku takich procesów element kontrolny, dzięki któremu można upewnić się o prawidłowości zastosowania się do danych norm i przepisów oraz zlokalizować obszary, które wymagają dodatkowej poprawy. I choć sami audytorzy wewnętrzni mogą zajmować się też audytami niezwiązanymi bezpośrednio ze standardami ISO, w wielu przypadkach to właśnie chęć sprostania trudnym wymaganiom procesu certyfikacji jest dla firm powodem zatrudnienia właściwego audytora. Jak wygląda jego praca w firmie i jakie są najważniejsze role i obowiązki audytorów wewnętrznych?
Audytor wewnętrzny – podstawowe zadania
Audytor często traktowany jest przez innych pracowników firmy jak surowy kontroler, którego zadaniem jest znalezienie wszelkich możliwych błędów w ich pracy i zarejestrowanie ich w dokumentacji audytowej stawiającej poszczególne obszary działania firmy w negatywnym świetle. W praktyce jednak rola audytora wewnętrznego jest niezwykle odpowiedzialna i choć faktycznie opiera się o kontrolowanie procesów i metodyki działania przedsiębiorstwa, wyniki audytu mają służyć jako podstawa do doskonalenia zarządzania procesami w firmie i polepszenia jej funkcjonowania.
Proces wdrażania i certyfikacji ISO to jedna z sytuacji, w których audyt wewnętrzny stanowi niezbędny element przygotowań i ciągłej kontroli nad wprowadzanymi zmianami i udoskonaleniami. Już sam audyt wstępny, czyli analiza luk dająca wgląd w stosowane obecnie systemy zarządzania i porównująca je z wymaganiami określonej normy ma ogromne znaczenie dla ostatecznego powodzenia procesu certyfikacji, a przeprowadzony z wysoką dokładnością i dbałością o szczegóły stanowi najlepszą podstawę do rozwijania nowego systemu i strategii działania firmy.
Audytor wewnętrzny, jak wskazuje nazwa, jest często jednym z pracowników firmy zatrudnionym w celu uzyskania pełnej kontroli i świadomości prowadzonych przez firmę działań oraz umiejętnego kontrolowania jej rozwoju.
„Dzięki ciągłej obecności w firmie, audytor może mieć bezpośredni wgląd w jej działania nawet wtedy, gdy nie jest prowadzony żaden proces audytowy, uzyskując w ten sposób pełen obraz działań firmy i mając szansę na zrozumienie schematów kierujących ich codziennym funkcjonowaniem. Wiedza ta, połączona z faktami zebranymi podczas audytu pomoże audytorowi wewnętrznemu w spełnieniu się w swojej drugiej najważniejszej roli – roli doradcy w sprawach związanych z ISO, konkretnymi normami czy regulacjami prawnymi obowiązującymi w danej branży.[1]”
Audytor wewnętrzny powinien zachowywać w swoich działaniach pełną bezstronność, tak by tworzone przez niego raporty audytowe były jak najbardziej rzetelne, dokładne i nie pomijały żadnych kluczowych aspektów mających bezpośredni wpływ na jakość procesów firmy. Cechy te nie wykluczają jednak przyjęcia przez niego roli doradcy w sprawach ISO czy innych norm prawnych oraz aktywnego wspierania firmy w dążeniu do zrównoważonego rozwoju i osiągnięcia pełnej zgodności z najwyższymi standardami jakości w branży. Audytor może przyczynić się do budowania wewnętrznego systemu komunikacji błędów czy nawet całego systemu zarządzania poprzez ciągły i bezpośredni kontakt z pracownikami firmy, wnikliwą obserwację i wsłuchiwanie się w opinie tych, którzy z danymi procesami mają bezpośrednią styczność w swojej codziennej pracy. Audytor może pomóc im w zrozumieniu zasadności wprowadzanych zmian, ułatwiając tym samym ich wprowadzenie.
Najważniejsze kompetencje audytorów wewnętrznych
Wykonywanie pracy audytora wewnętrznego nie wymaga co prawda określonego kierunku wykształcenia, jednak dobry audytor powinien być profesjonalnie przeszkolony, a najlepiej certyfikowany z wiedzy i praktyki w dziedzinie audytu. Wiedza ta, podparta dodatkowymi szkoleniami z zakresu konkretnej normy ISO czy innego standardu do jakiego firma próbuje dostosować swoje działania pozwala audytorowi przeprowadzać rzetelne, rzeczowe audyty wewnętrzne w sposób bezstronny, podparty faktami i przynoszący realne rezultaty w postaci wnikliwych raportów i analiz systemów zarządzania w firmie. [2]
Poza kompetencjami technicznymi, które zgodnie z obowiązującymi standardami powinny być przez audytora wewnętrznego na bieżąco aktualizowane i poparte właściwymi szkoleniami, audytor powinien posiadać także określone cechy charakteru i właściwą etykę pracy pozwalającą mu na wykonywanie wszystkich zadań audytora wewnętrznego z najwyższą dokładnością i zaangażowaniem. Audytor wewnętrzny to osoba obiektywna o wysokich umiejętnościach analitycznych, której spostrzegawczość i wnikliwość badań wpływa bezpośrednio na uzyskiwane wyniki audytów i tym samym stanowi podstawę do późniejszych zmian. Jego wnioski i raporty, zbierające często wnioski całego zespołu audytowego muszą charakteryzować się pełną niezależnością od ewentualnych personalnych powiązań z firmą – audytor, choć zatrudniony bezpośrednio przez firmę nie może, nawet dla zachowania jej wiarygodności w branży, pominąć podczas audytu niewygodnych faktów i drobnych niedociągnięć, generując tym samym niepełny i nie spełniający zasad wiarygodności raport audytowy.
„Dobry audytor wewnętrzny to osoba sumienna, dla której stosowanie się do określonych przez odpowiednie normy zasad audytowania jest podstawą działania – ostatecznie jego przywiązanie do detali podczas konstruowania raportów wpływa nie tylko na jakość pracy całej firmy, ale też precyzję późniejszych audytów, które porównane z poprzednimi powinny dawać jasny wgląd we wprowadzone zmiany i udoskonalenia.”
Audyt wewnętrzny i jego rola w procesie certyfikacji ISO
Omawiając zadania i kompetencje audytora wewnętrznego w firmie nie sposób nie odnosić się do procesów certyfikacji ISO, które dziś stanowią jeden z ważniejszych tematów w pracy każdego audytora. Zasady i standardy ustalane przez międzynarodowe normy są dziś wyznacznikiem jakości w wielu branżach i firmy, które chcą pozostać na pozycji znaczącej dla danego rynku muszą weryfikować swoje metody działania w oparciu o obowiązujące normy. Audytor wewnętrzny ISO pełni w takich firmach rolę kontrolera i doradcy całego procesu projektowania, wdrażania, stosowania i korygowania systemów zarządzania danymi obszarami działalności, upewniając się że podczas oficjalnego, zewnętrznego audytu certyfikującego firma będzie w stanie udowodnić swoją zgodność z normami i potwierdzić zasadność przyznania właściwego certyfikatu ISO.
Od doświadczenia i zaangażowania audytora wewnętrznego w działania firmy zależy nie tylko to w jakich obszarach zostaną wprowadzone zmiany i udoskonalenia pojedynczych procesów, ale też to z jakim nastawieniem zmiany te spotkają się w gronie pracowników. Choć samego audytora traktuje się często jak nadmiernie dokładnego i przewrażliwionego na punkcie błędów kontrolera, umiejętne przedstawienie przez niego zasadności prowadzonych działań i konieczności zmian poprawiających określone procesy prowadzi do usprawnienia procesu ich wdrażania. Utrzymanie raz uzyskanego certyfikatu ISO nie jest zadaniem najłatwiejszym, jednak to właśnie dzięki pracy audytora wewnętrznego kontrolującego proces zmian nawet po uzyskaniu certyfikatu jest to możliwe.
[1] https://www.karierawfinansach.pl/baza-wiedzy/opisy-stanowisk/audytor-wewnetrzny-opis-stanowiska-zakres-obowiazkow-wynagrodzenie
[2] https://www.dnvgl.pl/assurance/index.html